E-mails in spam

Krijg je van je klanten te horen dat je mail niet is aangekomen? Of worden je e-mails vaak als spam gezien of in de map ongewenste mail gezet? Als je klant bent van Webtail, kunnen we je -natuurlijk!- helpen. Er is echter geen eenduidige oplossing omdat er meerdere systemen betrokken zijn bij het afleveren van je e-mails. En slechts een gedeelte daarvan is in beheer van Webtail.

Voordat we beginnen met uitleg en oplossingen willen we één ding duidelijk maken. Elke e-mail die niet bezorgd kan worden, krijg een melding terug. Dus als iemand je meldt dat je e-mail echt niet is ontvangen, moet jij daarvan een melding hebben ontvangen. Wanneer wij bij dit probleem betrokken worden, horen we altijd later dat de e-mail toch ontvangen is.

Hoe werkt e-mail?

E-mail wordt verstuurd vanuit jouw e-mailprogramma via de server van je internetprovider naar de mailserver van Webtail. Die stuurt je e-mail door naar de ontvangende mailserver. Maar voordat de ontvangende mailserver jouw mail klaar zet om te lezen wordt eerst gecontroleerd wat de score is van de afzender.

Jouw internetprovider moet je e-mail dus doorgeven aan de mailserver van Webtail. Omdat veel providers een eigen e-mailsysteem hebben, zijn ze altijd een beetje bang dat hun server misbruikt wordt voor het versturen van spam (terecht). Sinds enkele jaren hebben we afgesproken dat alle e-mail die voor andere mailservers bedoeld zijn, vanuit de computer via poort 587 gestuurd worden. Dat moet je dus instellen via ‘meer instellingen’.

Als je een exotische internetprovider gebruikt (bv, in het buitenland), dan kun je je mail versturen via webmail, bijvoorbeeld Roundcube. Dan verstuur je direct via de mailserver van Webtail. Dat kun je ook gebruiken om te testen als het versturen van e-mails vanuit je computer niet lukt.

Wanneer wordt mijn mail spam?

Van alle e-mailadressen, domeinen en mailservers wordt een reputatie-score bijgehouden (echt waar!). Een lage reputatie zorgt ervoor dat je mail wordt gezien als spam. Je krijgt een lage reputatie-score als:

1. Bij ontvangst wordt een controle uitgevoerd om te kijken of de versturende mailserver wel bij het gebruikte domein hoort. Webtail zorgt voor de juiste instellingen indien wij je domein (lees: website) beheren. Als je website ergens anders staat, moet die partij de juiste instellingen op onze aanwijzingen inregelen.
2. Als je te veel afbeeldingen, linkjes of vreemde bijlagen verstuurd gaat je score omlaag. Nu mag je best eens wat meer afbeeldingen, of linkjes of maffe bijlagen sturen, dat is niet erg. Je score zakt dan slechts een héél klein beetje. Maar als je dat vaak doet -bijvoorbeeld in de standaard handtekening- dan gaat het hard.
3. Als je grote hoeveelheden e-mails verstuurd met dezelfde inhoud. Je moet dan denken aan honderden e-mails. Dat wordt gesignaleerd door zgn. spamcops en doorgegeven aan de reputatie database. Mocht je een mailing willen doen, gebruikt dan altijd speciale software zoals MailChimp.

Waarom is mijn e-mail soms spam maar vaak ook niet?

De ontvangende mailservers hanteren niet allemaal dezelfde minimale reputatie-score. Het is bekend dat gmail en hotmail de hoogste minimale reputatie-score hanteren. Vaak zie je dat ontvangers die deze mailservers gebruiken jouw mails in de spamfilter terugvinden.

Wat kan ik doen?

Sowieso moet je het probleem even melden bij Webtail. Dan kunnen wij punt 1 even controleren. En kijk even naar je standaard handtekening. Wij adviseren geen afbeeldingen, en slechts één linkje.

Helaas is het zo dat het een tijdje duurt voor je reputatie-score oploopt. Wel kan je belangrijke contacten vragen je laatste mail die in de spam terecht kwam, als ‘veilig’ of ‘dit is geen spam’ te markeren. Dat scheelt weer.

En tja, bedenk dat je niet de enige bent die er last van heeft. Ook belangrijke organisaties met grote ICT-afdelingen hebben er last van. Zoveel zelfs dat ze een extra melding geven bij aankondigingen van e-mail. Succes!