AfsprakenManager

U bevindt zich hier: / / AfsprakenManager

Werk je met klanten op afspraak, in je praktijk of op locatie? Dan is het online maken van afspraken via je website superhandig voor je klanten en het scheelt jou veel tijd. Maar die systemen zijn natuurlijk nogal duur. Behalve bij Webtail. Wij bieden software voor het online maken van afspraken aan op maat voor een veel lagere prijs.

Kenmerken AfsprakenManager

  • Laat klanten kiezen uit verschillende producten/behandelingen
  • Laat klanten kiezen uit verschillende medewerkers
  • Laat klanten kiezen uit meerdere locaties
  • Bepaal zelf welke diensten, medewerkers, locaties op welke dag en tijdstippen beschikbaar zijn
  • Blokkeer eenvoudig vrije dagen per medewerker
  • Toon de AfsprakenManager op verschillende pagina’s per product/behandeling en/of centraal
  • Automatisch blokkeren van vastgelegde afspraken
  • Agenda met afspraken per medewerker en locatie
  • Stuur klanten een geautomatiseerde, gepersonaliseerde afspraakbevestiging per e-mail
  • Stuur klanten een herinnering van de afspraak 1 tot 24 uur voor de afspraak
  • Laat klanten automatisch per e-mail annuleren (optie)
  • Stuur klanten een geautomatiseerd, gepersonaliseerd nabericht na de afspraak
  • Laat klanten online betalen met iDeal voor een afspraak (optie)

Hoe werkt de AfsprakenManager van Webtail?

Graag leggen we in 4 stappen uit hoe de AfsprakenManager werkt zodat je kunt beoordelen of het meerwaarde heeft voor jouw praktijk, salon of kantoor. Laten we beginnen met wat de klant ziet:

Stap 1: Hoe je klanten online afspraken maken

AfsprakenModule van Webtail maak online afspraken en bevestig afspraken per e-mail
  1. Laat de klant een locatie invoeren. Indien er maar één locatie is, wordt dit veld niet getoond.
  2. Laat de klant een behandeling kiezen. De term ‘behandeling’ kan vertaald worden in welke term dan ook.
  3. Indien er meerdere medewerkers zijn, kan de klant kiezen voor een medewerker. Elke medewerker heeft een eigen agenda en dus worden de vrije tijdsblokken daarop aangepast.
  4. Met de gekozen locatie, behandeling en medewerker worden alle beschikbare datums en tijdsblokken getoond. Niet beschikbaar dagen worden niet aangeboden. Tijdsblokken die niet beschikbaar zijn, worden grijs en niet aanklikbaar weergegeven.
  5. Wanneer een beschikbaar tijdslot is geselecteerd, kan de klant persoonlijke gegevens opgeven. Naam en e-mailadres zijn noodzakelijk, overige velden zijn optioneel en kunnen eenvoudig uitgebreid worden. Bijvoorbeeld met een geboortedatum of een teksteditor voor het stellen van vragen.
  6. Voordat een klant op opslaan klikt, wordt er een reserveringsoverzicht getoond van de nieuwe afspraak. Na opslaan wordt de afspraak gereserveerd of direct ingepland. Je kunt kiezen uit verschillende statussen van nieuwe afspraken.

Stap 2: Na het maken van de afspraak worden automatisch e-mails verstuurd

E-mail klant

Je klant krijgt keurig bevestigd welke afspraak hij/zij met wie en waar gemaakt heeft. De e-mail is volledig op te maken in jouw huisstijl inclusief logo. Mooi.

Afsprakenmodule sodtware Wordpress Webtail e-mail aan klant

E-mail aan jou

De AfsprakenManager houdt je automatisch op de hoogte van nieuwe afspraken via e-mail. Dan hoef je niet steeds in te loggen om te zoeken naar nieuwe afspraken. Handig.

AfsprakenModule bevestigingsmail aan beheerder Software Webtail

Stap 3: Agenda

Overzicht

Je hebt een overzicht nodig van je afspraken, zeker als je een drukke praktijk hebt. Hier voorziet de AfsprakenManager in met verschillende overzichten. We kunnen de overzichten op maat maken, maar wellicht is de standaard agenda voldoende voor jou. Handig.

Agenda AfsprakenModule overzicht van alle afspraken

Beheren van afspraken

Natuurlijk moet je kunnen ingrijpen op automatiek van de AfsprakenManager. Je kan zelf afspraken inboeken, of annuleren. En je kunt afspraken verplaatsen naar een andere datum/tijd, een andere locatie of een andere medewerker. Simpel.

Stap 4: Het vervolg

De herinnering (optie)

Als je wilt, kan de AfsprakenManager je klant 24 uur van te voren een herinnering sturen per e-mail. Via WhatsApp of SMS is dat ook mogelijk, maar betaal je per bericht.

Herinnering afspraak software AfsprakenManager Webtail voor praktijken

De na-actie (optie)

Soms is het handig om je klanten na de afspraak nog een bericht te sturen. Ook dat kan automatisch gebeuren. Het kan een tevredenheid-onderzoek zijn, maar ook een nieuwe aanbieding.

Wat kost de AfsprakenManager? Down-bold Down-bold Ja, ik wil die AfsprakenManager. Laten we bellen. Phone Phone

Veel gestelde vragen over AfsprakenManager

a

Wat kost AfsprakenManager?

Niet heel veel, voor slechts eenmalig €200,- ben je onderweg. Maar natuurlijk kost het je ook tijd om alles goed in te richten, want als e-mails automatisch verstuurd worden, wil je wel dat alles klopt. Gebruik de handleidingen en videoinstructies van Webtail of laat je helpen door ons. Alle prijzen staan in de sectie Prijzen.

a

Kan de AfsprakenManager op elke website geïnstalleerd worden?

Nee, de AfsprakenManager is gemaakt voor WordPress websites (momenteel 84% van alle websites)

a

Ik heb geen website. Hoe kan ik de AfsprakenManager dan toch gebruiken?

Dan moeten we even bellen, want je hebt wel een website nodig voor de AfsprakenManager. Gelukkig kan Webtail snel en zeer goedkoop een website voor je maken. Vanaf €200,- kunnen we al een goede, representatieve website voor je bouwen en beheren.

a

Kan ik mijn klanten ook een SMS of WhatsApp-bericht sturen als herinnering?

Ja, dat kan. We sluiten de AfsprakenManager dan aan op een serviceprovider die deze berichten voor je kan versturen. De prijzen zijn 1 cent per bericht met een ondergrens van €20,- per maand. Het versturen van herinnerings-emails wordt door AfsprakenManager gedaan en heeft dus geen meerkosten.

a

Kan ik AfsprakenManager gebruiken met meerdere medewerkers?

Zeker! We kunnen elke medewerker invoeren en een eigen agenda geven. We kunnen de medewerkers zelfs automatisch e-mailen en in de agenda kan iedereen zijn/haar eigen afspraken bekijken.

a

Ik werk op verschillende locaties. Kan AfsprakenManager de juiste locaties aanbieden?

Ja, dat kan. Een locatie kan één of meerdere medewerkers hebben en een eigen agenda (tijden). Een klant moet dan wel zelf voor een locatie kiezen bij het maken van een afspraak. Bij elke locatie worden de mogelijke datums/tijden weergegeven.

a

Kan ik AfspakenManager ook gebruiken om evenementen of bijeenkomsten te organiseren?

Ja, we kunnen met de AfsprakenManager een evenement of bijeenkomst maken en toestaan dat een x aantal afspraken mogelijk is. Hierin is x dan het maximaal aantal deelnemers aan de bijeenkomst. Zodra het maximaal aantal deelnemers is bereikt, kan het tijdslot niet meer geboekt worden.
Maar (!) de AfsprakenManager is niet erg geschikt voor de presentatie en promotie van evenementen. Daar gebruiken we dan ook liever andere modules voor. Onze favoriet is WpEvently. Daarmee wordt automatisch een agenda van evenementen gepresenteerd en is de verkoop van tickets gekoppeld aan de online betalingen van WooCommerce (Webshop).

a

Kan ik klanten ook direct, online laten betalen voor een afspraak?

Goede vraag. Ja, dat kan. We moeten dan wel WooCommerce en Mollie (lees: webshop) installeren. Je klanten kunnen dan met iDeal betalen. Natuurlijk is dat een duurdere optie, dus moeten we even bespreken wanneer online betalen rendabel is voor jouw bedrijf. Een webshop installeren kost zo’n €200,- extra.

Wat kost de AfsprakenManager?

De AfsprakenManager kost slecht €200,-. En dat is eenmalig. Dat is vele malen goedkoper dan de software die je vaak ziet op andere websites. Voor deze prijs werkt alles naar behoren. Er zijn echter wel enkele opties die wellicht wil hebben. Daarom hebben we een overzichtelijke prijstabel gemaakt:

Eénmalig Jaarlijks
-na 1 jaar-

AfsprakenManager Basis

  • Installatie software & styling huisstijl
  • Inrichting met max. 5 diensten, 3 medewerkers, 2 locaties & agenda
  • Vakantiedagen 2025
  • Inhoud & styling e-mails
  • Instructies & video’s
  • Test & Monitoring 2025
 €200,- €0,-

Herinneringen per e-mail

Herinner je klanten aan de gemaakte afspraak via de herinnerings-email.
Die kunnen we 1 tot 24 voor de afspraak instellen.

 €60,- €60,-

Follow-up per e-mail

Stuur na de afspraak een extra e-mail om -bijvoorbeeld- de klant te vragen naar de ervaring of het invullen van een recentie.

 €60,- €60,-

Herinneringen per SMS/WhatsApp

Herinner je klanten via SMS of WhatsApp aan de afspraak die gemaakt is. Hiervoor is een externe service nodig die 1 cent per bericht kost met een minimum van €20,- per maand.

 min. €120,-
+ €0,01 per bericht		 min. €120,-
+ €0,01 per bericht

Full Service

Geen tijd, zin of voldoende kennis om AfsprakenManager aan te passen? Dan bieden we aan om dat voor je te doen.
Ons tarief per jaar is gebaseerd op fair use. Indien het uit de hand loopt, zoeken we een oplossing. Maar dat gebeurt niet heel snel.

 €100,- €60,-

Geformateerde afspraken

We kunnen buttons maken die afspraken van één dienst, eventueel één locatie en eventueel één medewerker direct klaar zet.
Die buttons kunnen dan toegevoegd worden aan pagina of sectie die over een bepaalde dienst, service of behandeling gaat. Service naar je klanten.
Een voorbeeld is de belafspraak die we op deze pagina aanbieden.

 €100,- €0,-

Online betaalde afspraken

Voor online betalingen van afspraken kunnen we geen prijs opgeven, helaas. Hiervoor is een webshop en aanvullende modules nodig. Er zijn teveel mogelijkheden om hiervoor een prijs vooraf te bepaen.

 offerte €0,-
Do the math
Ik kan AfsprakenManager goed gebruiken, laten we een belafspraak maken Phone Phone

Online afspraken voor professionele bedrijven

De AfsprakenManager is handig in veel vakgebieden. Gemeenschappelijke deler is dat klanten een afspraak willen maken met jouw organisatie. Met name organisaties met een fysieke locatie(s), drukke medewerkers en verschillende diensten/behandelingen hebben een groot voordeel van de AfsprakenManager. Laat de agenda goed inrichten (of doe het zelf) en laat de automatische e-mails zo helder mogelijk zijn. Rendement en service in één klap.

PraktijkenSalonsRestaurantsCoachesArtiesten
VorigeVolgende

Praktijken

Voor praktijken zoals fysioterapeuten, huisartsen, tandartsen, dierenartsen, advocaten, etc. is de AfsprakenManager zeer geschikt. De AfsprakenManager neemt de receptie veel werk uit handen. En voor de klanten is het prettig zelf een datum en tijd uit te zoeken die ze het beste uitkomt. De AfsprakenManager zorgt automatisch voor alle communicatie en biedt je medewerkers een actuele agenda. Prettig.

Voor drukke praktijken is het wel een goede zaak om de automatische e-mails goed in te richten. Informeer klanten/cliënten/patiënten zo volledig mogelijk zodat ze weinig redenen hebben om alsnog te bellen. Indien gewenst is het ook mogelijk een link aan te bieden waarmee een afspraak kan worden geannuleerd.

Hoe werkt AfsprakenManager Up Up Maak een belafspraak met Webtail Phone Phone

Salons

Voor alle kappers, massagesalons, pedicures, nagelstudio’s, etc. is de AfsprakenManager perfect. Voer je behandelingen en je medewerkers in en maak de perfecte agenda. Vakanties en vrije dagen geef je apart aan. Ideaal voor salons met één medewerker. Lekker werken terwijl de afspraken vanzelf binnen komen. En medewerkers die af en toe helpen, kan je gewoon toevoegen.

Misschien goed om te weten: aan elke dienst/behandeling/service kan een voorbereidingstijd toegevoegd worden. Ook extra tijd voor -bijvoorbeeld- opruimen of informatie verwerken toevoegen, is mogelijk. Bij het blokkeren en aanbieden van vrije tijdsloten wordt rekening gehouden met de extra tijd. Slim.

Hoe werkt AfsprakenManager Up Up Laten we een belafspraak maken Phone Phone

Restaurants

Kun je de AfsprakenManager gebruiken als online reserverings module in restaurants, lunchrooms of brasserieën? Ja, dat kan. Maar het werkt een beetje anders dan de (vaak dure) online-reserveringsmodules Formitable, Guestplan of Zenchef. Omdat we de capaciteit van het aantal plaatsen moet kunnen tellen, moet de AfsprakenManager ingevuld worden met de verschillende tafels. Per type tafel bepalen we dan het aantal mogelijke slots (=aantal tafels van één type). En dan moet je nog bedenken hoe lang een gast mag of moet blijven. Indien je dat niet van te voren wilt bepalen, wordt de gehele middag of avond ingepland.

Voordeel is dan wel dat de reserveringen héél exact kloppen per tafel. En dat is eigenlijk wat je wilt als ondernemer. We geven een voorbeeld van hoe dat eruit zal zien (even in onze kleuren en lettertypes):

AfsprakenManager voor restaurants online reserveringsmodule

Ben je er nog??

Dan ben je blijkbaar geïnteresseerd. Dat is mooi want we hebben een voorstel voor je. We hebben AfsprakenManager nog niet verkocht aan een restaurant. Indien je je restaurant aanmeld vóór 1 juni en je bent één van eerste drie, dan installeren we de AfsprakenManager gratis en betaal je geen kosten (die toch al laag waren) tot 1 januari 2026!

Hoe werkt AfsprakenManager Up Up Mogelijkheden bespreken? Laten we even bellen Phone Phone

Coaches & Adviseurs

Coaches, adviseurs, consultants etc. werken ook met afspraken, maar ze hebben vaak geen regelmatig terugkerende klanten en ook geen korte afspraken. Bovendien vullen ze hun agenda niet louter met alleen afspraken. Maar ook dan is AfsprakenManager zeer geschikt. Jij bepaalt op welke dagen en tijdstippen je agenda nieuwe afspraken accepteert. En dat kun je naar eigen inzicht zelf aanpassen.
We hebben ook klanten die de AfsprakenManager gebruiken voor een telefonisch spreekuur. Die bieden dan een beperkte tijd in de agenda aan, bijvoorbeeld elke donderdagmiddag tussen 16:00u en 18:00u in blokken van 15 minuten.

Hoe werkt AfsprakenManager Up Up Laten we een belafspraak maken Phone Phone

Artiesten & Evenementen

Je kan AfsprakenManager vullen met ‘grote’ tijdsblokken. Bijvoorbeeld dagen, dagdelen of avonden. En daarbij kunnen klanten jouw optreden of evenement reserveren. We gebruiken hier opzettelijk het woord reserveren omdat je waarschijnlijk nog wel wat voorwaarden hebt om de afspraak te bevestigen. En dat kan ook gewoon. De klant ontvangt een bericht dat de gevraagde datum/tijd is gereserveerd en dat je -bijvoorbeeld- nog contact opneemt om de aanvraag door te nemen en uiteindelijk te bevestigen. Zodra jij op ‘bevestigen’ klikt, krijgt je nieuwe klant weer een bericht.

Kan jij ondertussen doen waar je goed in bent. Slim toch?

Hoe werkt AfsprakenManager Up Up Laten we een belafspraak maken Phone Phone